Technieken voor coördinatie in management

Alles wat u moet weten over de technieken en coördinatiemethoden. Coördinatie is het coördineren, verschillende mensen of dingen laten samenwerken voor een doel of effect.

Coördinatie verwijst naar balancering, timing en integratie van activiteiten in een organisatie. Business omvat meerdere operaties, veelvuldig beleid, gevarieerde vaardigheden, administratieve processen en acties, waarbij verschillende managers hun talenten in verschillende rollen tonen.

Het is een continu proces voor het bereiken van eenheid van doel in de organisatie. Het omvat al dergelijke opzettelijke inspanningen van het management waarbij de inspanningen van verschillende delen van de onderneming zo gemengd zijn dat ze harmonieus op weg zijn naar het bereiken van organisatorische doelstellingen.

De coördinatietechnieken kunnen worden onderverdeeld in: -

1. Structurele en formele technieken 2. Informele en subtiele technieken. De structurele en formele coördinatietechnieken omvatten: - i. Afdeling II. Centralisatie / Decentralisatie iii. Formalisatie en standaardisatie iv. Planning v. Output en gedragscontrole. De informele en subtiele coördinatietechnieken zijn: - i. Laterale of vakoverschrijdende relaties ii. Informele communicatie iii. Socialisatie.

Bovendien zijn enkele van de andere coördinatietechnieken: -

1. Commandostructuur 2. Leiderschap 3. Comités 4. Communicatie 5. Vrijwillige coördinatie 6. Goede planning 7. Stimulansen 8. Duidelijk gedefinieerde doelen 9. Co-ordening door vereenvoudigde organisatie

10. Geharmoniseerde programma's en beleid 11. Co-ordening per groepsvergadering 12. Co-ordening via verbindingsmannen 13. Co-ordening door speciale aangestelden 14. Groepering 15. Conferenties 16. Programma's 17. Reorganisatie van afdelingen 18. Samenwerking tussen Afdelingen 19. Speciale coördinatoren

20. Direct toezicht 21. Organisatiestructuur 22. De Hierach 23. Persoonlijk contact 24. Algemene staf 25. Taakkrachten 26. Teams 27. Plannen en doelstellingen 28. Regels en procedures 29. Coördinatiebeslissingen 30. Samenwerking 31. Zelf- Coördinatie 32. Stimulansen 33. Public relations.


Technieken, methoden en hulpmiddelen voor coördinatie bij het beheer

Technieken voor coördinatie - Volgens Martinez en Jarillo

Martinez & Jarillo (1989) categoriseerde verschillende coördinatietechnieken of mechanismen in twee brede categorieën - structurele en formele en informele en subtiele technieken. Deze indeling is vergelijkbaar met die van Barnard (1938), dat wil zeggen formele en informele organisatie.

1. Structurele en formele technieken :

ik. taakgroepering:

Het betekent het groeperen van soortgelijke activiteiten in organisatie-eenheden op basis van de principes van taakverdeling. Het biedt een formele structuur voor de organisatie zodat iedereen weet met wie hij contact moet opnemen voor een bepaald type activiteit. Deze duidelijkheid is bevorderlijk voor coördinatie.

ii. Centralisatie / Decentralisatie:

Het bepaalt of de locus van beslissingsbevoegdheid bij de hogere of lagere niveaus van de organisatiehiërarchie ligt. Daarom helpt het bij de coördinatie wanneer mensen op de hoogte zijn van de feitelijke besluitvormers en graag rechtstreeks met hen contact willen opnemen in plaats van elders tijd te verspillen.

iii. Formalisatie en standaardisatie:

Het is de mate waarin beleid, regels, functiebeschrijvingen, etc. zijn vastgelegd in handleidingen en procedures zijn vastgelegd via standaardroutines. De structuur van dit beleid, deze regels, functiebeschrijvingen en procedures helpt mensen in de organisatie om te coördineren volgens deze richtlijnen.

iv. Planning:

Het verwijst naar systemen en processen zoals strategische planning, budgettering, het opstellen van schema's, het stellen van doelen, etc., die bedoeld zijn om de activiteiten en acties van onafhankelijke eenheden te sturen en te kanaliseren. Aldus biedt planning een kader voor coördinatie, waarbij de gemaakte plannen de behoefte aan samenwerking en interfacing tussen verschillende afdelingen en individuen binnen en buiten de organisatie zouden identificeren.

v. Output en gedragscontrole:

Het verwijst naar coördinatiemechanismen die nodig zijn bij de controleactiviteiten van de managers. Uitvoercontrole is gebaseerd op de evaluatie van bestanden, records en rapporten die door de organisatie-eenheden (zeg maar afdelingen) zijn ingediend bij het bedrijfsmanagement (zeg maar top).

Gedragscontrole daarentegen is gebaseerd op direct persoonlijk toezicht op ondergeschikten door de manager. In plaats van het monitoren van de prestaties door middel van rapporten, is de supervisor of de manager zelf betrokken bij het observeren en controleren van het gedrag van ondergeschikten.

2. Informele en subtiele technieken :

ik. Laterale of vakoverschrijdende relaties:

Het doorbreekt de formele structuur, waaronder direct contact tussen managers van verschillende afdelingen die een probleem delen, tijdelijke of permanente taskforces, teams, commissies, integrerende rollen, integrerende afdelingen, etc.

ii. Informele communicatie:

Het vormt een aanvulling op de formele communicatie tussen managers die een netwerk vormen van persoonlijke en informele contacten tussen managers over de verschillende afdelingen van de organisatie, via zakelijke bijeenkomsten en conferenties, managementreizen, persoonlijke bezoeken, overdracht van managers, etc.

iii. Socialisatie:

Het helpt bij het creëren van een organisatiecultuur van bekende en gedeelde strategische doelstellingen en waarden door te communiceren met individuen over de manieren om dingen te doen, de besluitvormingsstijl, training, overdracht van managers, loopbaanbeheer, meet- en beloningssystemen, enz. Op deze manier wordt een systeem van ideologie door de leidinggevenden in de hele organisatie geïnternaliseerd, wat identificatie en loyaliteit genereert en uiteindelijk het bedrijf institutionaliseert.

Volgens Galbraithi & Kazanjian (1986) worden informele en subtiele coördinatietechnieken toegevoegd aan, en niet vervangen door formele en structurele technieken, afhankelijk van de complexiteit van de strategie die wordt gevolgd. Complexe strategieën (die voortvloeien uit onderling samenhangend, multi-plant, multi-market beleid) vereisen een enorme coördinatie-inspanning en worden dus door beide geïmplementeerd.


Coördinatietechnieken: te gebruiken door elke manager

Elke manager moet de obstakels die de coördinatie belemmeren wegnemen door de volgende specifieke technieken toe te passen:

1. Commandostructuur:

Deze techniek benadrukt ook dat een werknemer orders van één superieur moet ontvangen, alleen omdat dubbele opdracht een voortdurende bron van conflict is. Het management moet gezag uitoefenen om de prestaties van verschillende afdelingen te reguleren, omdat duidelijke gezagsrelaties helpen bij het verminderen van conflicten tussen verschillende afdelingen.

2. leiderschap:

Coördinatie wordt mogelijk door leiderschap, omdat het individuele motivatie biedt en de groep overhaalt om een ​​identiteit van belangen en vooruitzichten bij groepsinspanningen te hebben. Om de gemeenschappelijke doelstellingen van een onderneming te bereiken, moet de manager de activiteiten van zijn ondergeschikten begeleiden en coördineren.

3. Comités:

Deze techniek om coördinatie te bereiken, wordt in de meeste organisaties gebruikt door een commissie te vormen. Dat helpt om eenheid van doel en uniformiteit van actie tussen verschillende afdelingen te bevorderen. Een commissie is een groep personen en de beslissingen van de commissie zijn groepsbesluiten die zorgen voor coördinatie tussen verschillende activiteiten en personen door middel van informatie, adviesuitwisseling van ideeën enz., Terwijl het vormen van de commissie de grootste zorg moet worden genomen door het management, anders, de beslissingen van de groep zijn mogelijk niet effectief om coördinatie in een onderneming te bereiken.

4. Communicatie:

Effectieve communicatie brengt ideeën, meningen of beslissingen van managers over om ondergeschikt te zijn op verschillende niveaus van de organisatie en voert informatie, suggesties en reacties van ondergeschikten terug. Het regelt de werkstroom, coördineert de inspanningen van de ondergeschikten van een onderneming.

Om effectief te zijn, moet de communicatie zo direct mogelijk zijn om de kans op verkeerde interpretatie te minimaliseren. Voor een goede coördinatie kunnen verschillende soorten communicatiekanalen worden gebruikt, zoals verbale informatieverstrekking, schriftelijke rapportmemo's of andere vormen van documenten, mechanische apparaten zoals teletypes, communicatiesysteem, etc.

5. Vrijwillige coördinatie:

Zelfcoördinatie of vrijwillige coördinatie is mogelijk in een klimaat van wederzijdse samenwerking, wanneer twee of meer personen die binnen dezelfde of verschillende afdelingen werken hun problemen onderling bespreken en tot een gecoördineerde actie komen. Dit kan gemakkelijk worden bereikt in elke organisatie, wanneer de supervisor zonder enige aarzeling toestemming geeft voor een dergelijk onderling overleg tussen ondergeschikten.

6. Goede planning en duidelijke doelstellingen:

De doelstellingen van de organisatie en het beleid moeten duidelijk worden gedefinieerd door het management. Een goed doordacht plan moet de doelen van de organisatie duidelijk definiëren, zodat doelstellingen tussen afdelingen kunnen worden bereikt. Om coördinatie te verzekeren, moet een duidelijke formulering van beleid op het gebied van productie, verkoop, financiën, personeel enz. Dus worden gecorreleerd.

7. Stimulansen:

Stimulansen hebben de neiging om actie te ontsteken en coördinatie te bewerkstelligen. Om enthousiasme bij een werknemer te creëren voor groter en beter werk, spelen prikkels een duidelijke en belangrijke rol. Financiële prikkels die loon, bonus, salaris, enz. Omvatten, en niet-financiële prikkels die werkzekerheid van belang omvatten, om coördinatie te bereiken en conflicten te verminderen.


Coördinatietechnieken - Vereenvoudigde organisatie, geharmoniseerde programma's en beleid, goed ontworpen methoden, vrijwillige coördinatie en persoonlijke begeleiding

Newman heeft de volgende technieken of maatregelen voorgesteld als hulpmiddelen voor een betere coördinatie:

1. Vereenvoudigde organisatie.

2. Geharmoniseerde programma's en beleid.

3. Goed ontworpen communicatiemethoden.

4. Hulp bij vrijwillige coördinatie.

5. Coördinatie door persoonlijke begeleiding.

1. Vereenvoudigde organisatie:

In een grote organisatie worden speciale functies toegewezen aan verschillende afdelingshoofden, die zich elk bezighouden met slechts één fase van de totale operatie en zelfs bureaucratisch zijn. Aangezien voor het produceren van goederen of het verlenen van diensten elk van deze gespecialiseerde eenheden hun aandeel in de totale operatie moet bijdragen, wordt de behoefte aan coördinatie op handen.

Waar coördinatie ontbreekt, kunnen afdelingen worden herschikt om activiteiten die uit de pas zijn gelopen samen te brengen. Bovendien zal een duidelijke organisatie en procedures die bij alle betrokkenen bekend zijn, zorgen voor coördinatie. Aangezien een bedrijfsorganisatie een netwerk is van formele en informele relaties tussen mensen die bepaalde functies bekleden, is horizontale en verticale coördinatie vereist.

Coördinatie wordt aanzienlijk vergemakkelijkt als de lijnen van autoriteit en verantwoordelijkheid duidelijk worden getekend. Dit wordt gedaan door verschillende functies in homogene en niet-overlappende eenheden te groeperen. De hoofden van deze functionele eenheden zullen dan de exacte grenzen van hun autoriteit kennen en dit zal de noodzaak van coördinatie minimaliseren. Om de coördinatie te waarborgen, moet de organisatie zo eenvoudig mogelijk worden gehouden.

2. Geharmoniseerde programma's en beleid:

Het ideale moment om coördinatie tot stand te brengen is in de planningsfase. De verschillende plannen kunnen opnieuw worden bekeken en tegen elkaar worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat ze allemaal in elkaar passen in een geïntegreerd, evenwichtig geheel. De coördinerende leidinggevende moet de plannen die door verschillende personen zijn ontwikkeld controleren om consistentie te bewerkstelligen en om te zien dat alle plannen samen een verenigd programma vormen. Selectie van de ene boven de andere of een compromis tussen allen moet mogelijk worden gebruikt voor effectieve coördinatie.

Bovendien moeten gecoördineerde activiteiten niet alleen consistent zijn, maar ook op het juiste moment worden uitgevoerd. Het ene proces mag bijvoorbeeld het volgende proces in productieprocessen niet tegenhouden. In een assemblagelijn in een autofabriek is timing een van de belangrijkste kenmerken. De verschillende onderdelen moeten precies op het juiste moment bij de assemblagelijn aankomen.

Ook moeten de snelheid van de assemblagelijn zelf en de toewijzing van werk worden aangepast, zodat de ene groep werknemers niet werkeloos is omdat ze niets te doen hebben, terwijl anderen het moeilijk vinden om de ene taak af te maken voordat de volgende taak voorbij rolt. Daarom is timing van vitaal belang bij alle bewerkingen.

3. Goed ontworpen communicatiemethoden:

Goede communicatie zorgt voor coördinatie en helpt leden van een bedrijfsorganisatie samen te werken. Het helpt de organisatie bij elkaar te houden door leden in staat te stellen elkaar te beïnvloeden en op elkaar te reageren. De communicatiestroom in alle richtingen zal de coördinatie en een soepele werking van de onderneming vergemakkelijken.

Het gebruik van formele hulpmiddelen zoals orders, rapporten en werkdocumenten en van informele apparaten zoals de grapevine zal alle betrokkenen voldoende informatie verschaffen. Continue, duidelijke en zinvolle communicatie geeft elk lid een duidelijk inzicht in de aard en omvang van zijn werk, evenals in die van andere personen wier verantwoordelijkheden met hem verband houden. Dit helpt de leidinggevenden bij het coördineren van de inspanningen van de leden van hun teams.

De twee communicatie-instrumenten om coördinatie tot stand te brengen zijn - (i) Comités en (ii) Groepsdiscussies.

Volgens Ernest Dale kunnen twee soorten comités nuttig zijn voor de coördinatie: het uitvoerend comité en speciale comités. Het directiecomité bestaat uit topmanagers, permanent ingebouwd in de organisatiestructuur.

Dit comité, volgens Dale - (i) faciliteert consultatief toezicht dat bijdraagt ​​aan uniformiteit van richting, (ii) maakt coördinatie mogelijk van langetermijn- en kortetermijnplannen, (iii) biedt een zekere flexibiliteit bij het omgaan met noodsituaties, en (iv) biedt grotere mogelijkheden voor een bredere ervaring aan leidinggevenden waardoor een grotere uitwisseling van managementpersoneel mogelijk wordt. Speciale commissies worden ingesteld met enge en specifieke rechtsgebieden en helpen de leidinggevenden bij de coördinatie.

Groepsdiscussie is het andere hulpmiddel voor coördinatie. Het biedt gratis kansen en opent uitwisseling van ideeën en uitwisseling van ideeën, problemen, voorstellen en oplossingen. Face-to-face communicatie stelt leden in staat om een ​​beter begrip van bedrijfsbrede zaken te bereiken en leidt tot betere coördinatie en uniforme prestaties.

4. Hulp aan vrijwillige coördinatie:

Idealiter vindt coördinatie plaats door vrijwillige samenwerking van de leden van een onderneming. Elk lid moet klaar en bereid zijn zijn werk aan te passen om uniforme actie veilig te stellen. Met andere woorden, er is volledige samenwerking tussen alle leden.

Volgens Newman kan vrijwillige coördinatie worden gewaarborgd door - (i) dominante doelstellingen bij de leden van de groep te creëren, (ii) algemeen aanvaarde gewoonten en voorwaarden te ontwikkelen die het voor mensen gemakkelijk maken om met elkaar samen te werken, (iii) informele contacten aanmoedigen ter aanvulling van formele communicatie, (iv) het verstrekken van verbindingsfunctionarissen om nauw contact te onderhouden met verschillende afdelingen, of om te werken tussen het hoofdkantoor en bijkantoren, en (v) het gebruik van commissies voor direct persoonlijk contact en informele uitwisseling van ideeën en standpunten.

5. Coördinatie door persoonlijke begeleiding:

De leidinggevende leidinggevenden spelen een dominante rol bij het tot stand brengen van coördinatie van de taken van hun ondergeschikten. Ze kunnen dit doen door, in sommige gevallen, anderen in te perken, in een ander kwartaal aanvullende hulp te bieden of door oprechte meningsverschillen tussen hun ondergeschikten te bemiddelen. Dit alles zorgt voor evenwicht en eenheid in de totale resultaten. In het geval dat de werklast van een leidinggevende te zwaar wordt bevonden om hem in staat te stellen deze coördinerende taken effectief uit te voeren, kan hij een beroep doen op een of meer medewerkersassistenten.


Coördinatietechnieken - goede planning, eenvoudige organisatie, commandostructuur, effectieve communicatie, speciale coördinatoren, goed leiderschap

Managers gebruiken verschillende technieken om coördinatie te bereiken.

De belangrijkste zijn de volgende:

1. Goede planning:

Planning is de ideale fase voor coördinatie. Elk lid van de organisatie moet volledig begrijpen hoe zijn functie bijdraagt ​​aan de algemene doelstellingen. Hiertoe moeten doelstellingen duidelijk worden omschreven. Beleid, regels, procedures moeten in nauwkeurige bewoordingen worden vermeld, zodat leden uniformiteit van de actie kunnen waarborgen. De verschillende plannen moeten uiteindelijk worden geïntegreerd om de weg vrij te maken voor coördinatie.

2. Correcte en eenvoudige organisatie:

Een degelijke en eenvoudige organisatie is een essentiële voorwaarde voor coördinatie. De lijnen van autoriteit en verantwoordelijkheid van elk individu moeten ook worden gepreciseerd. Dit helpt bij het vermijden van interpersoonlijke conflicten. Gerelateerde activiteiten moeten worden gegroepeerd en, afdelingen gecreëerd, zorgvuldig. Deze stappen zullen een lange weg gaan in het vergemakkelijken van coördinatie.

3. Commandostructuur:

De commandostructuur geeft de relatie aan tussen een meerdere en een ondergeschikte. Uitoefening van gezag door de bevelsketen of hiërarchie is een traditioneel middel om coördinatie te waarborgen.

De verschillende activiteiten worden onder de controle gebracht van één baas, die de bevoegdheid heeft om orders, instructies en veilige naleving uit te geven. Hij kan conflicten oplossen door zijn gezag uit te oefenen. Op grond van zijn positie is een superieur in staat om verschillen op te lossen en coördinatie te bereiken.

4. Effectieve communicatie:

Open en regelmatige uitwisseling van informatie vergemakkelijkt het begrip tussen individuen en groepen waarbij coördinatie moet worden bereikt. Door effectieve communicatie begrijpt elke persoon zijn reikwijdte van activiteiten en beperkingen van functioneren.

Als gevolg van dit begrip kan men zorgen voor zowel horizontale als verticale coördinatie. Moderne communicatiesystemen, zoals computers, gegevensverwerkende apparatuur, vergemakkelijken de stroom van communicatie tussen verschillende individuen en afdelingen snel. Dit helpt managers bij het soepel coördineren van verschillende activiteiten.

5. Speciale coördinatoren:

In een organisatie, waar een leidinggevende weinig tijd vindt om de coördinatieproblemen op te lossen, kan hij hiervoor een specialist inhuren. Zo'n persoon wordt 'speciale coördinator of onafhankelijke integrator' genoemd. Zijn belangrijkste taak is om informatie over problemen te verzamelen, deze te analyseren, de verschillende opties op te sommen en corrigerende stappen voor te stellen. Hij kan dus leidinggevenden denken en handelen volgens de gewenste lijnen.

6. Goed leiderschap:

Leiderschap is het vermogen van een manager om ondergeschikten ertoe aan te zetten ijverig en toegewijd te werken. Effectief leiderschap zorgt voor coördinatie van inspanningen, zowel in de planning- als in de implementatiefase.

Een goede leider zet activiteiten op het juiste spoor en inspireert ondergeschikten om samen te werken om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Hij kan hen overhalen hun gedrag vrijwillig aan te passen aan de behoeften van de situatie (vrijwillige of zelfcoördinatie).

Door persoonlijk contact kan hij een sfeer van wederzijds vertrouwen en samenwerking binnen de organisatie bewerkstelligen. Waar nodig kan hij leden aanmoedigen en daarmee conflicten verminderen. Winstdeling is bijvoorbeeld nuttig bij het bevorderen van teamgeest en samenwerking tussen werkgevers en werknemers.


Coördinatietechnieken - Top 16 technieken of apparaten die door de meeste organisaties worden gebruikt

De meeste organisaties hebben een breed scala aan coördinatieproblemen en -behoeften. Daarom is een groot aantal coördinatietechnieken ontwikkeld.

De belangrijkste technieken of hulpmiddelen voor het bereiken van coördinatie zijn de volgende:

Techniek # 1. Direct toezicht:

De oudste methode om coördinatie te bereiken, is het aanstellen van de supervisor. Het is zijn plicht om te zien dat ondergeschikten in harmonie met anderen werken. Hij kan directionele methoden gebruiken, hulp bieden, coördinatiebeginselen aanleren en activiteiten integreren om gecoördineerde inspanningen te leveren.

Techniek # 2. Organisatiestructuur:

Organisatie is een zeer belangrijk hulpmiddel voor het bereiken van coördinatie. Een duidelijke definitie van autoriteit, verantwoordelijkheid en relaties van elke afdeling helpt meningsverschillen te voorkomen. Een juiste toewijzing van werk, organisatieprincipes, organogrammen en handleidingen zorgen ervoor dat alle onderdelen in coördinatie met elkaar werken. Het helpt om de totale taak onder te verdelen. Aldus vergemakkelijkt een goed gedefinieerd raamwerk interacties en integratie.

Techniek # 3. De hiërarch:

Een manier om een ​​aantal onderling afhankelijke eenheden te coördineren, is door één manager de leiding over hen te geven. Hij houdt toezicht op de twee eenheden. Wanneer zich een coördinatieprobleem voordoet, hoort 'hiërarch' beide partijen aan het woord en gebruikt alle invloed en zijn autoriteit om het coördinatieprobleem op te lossen.

Techniek # 4. Persoonlijk contact:

Degenen die de persoonlijke modus gebruiken, hebben rechtstreeks te maken met de mensen van wie de activiteiten moeten worden gecoördineerd. Managers die dit apparaat gebruiken, hebben directe relaties met collega's, ondergeschikten en leidinggevenden. Ze onderhouden informele en persoonlijke contacten. Dit is misschien wel het meest effectieve middel om coördinatie te bereiken.

Techniek # 5. Executive en Staff Meetings:

Als er voldoende interdepartementale taakproblemen zijn, kunnen vergaderingen door lijnfunctionarissen worden gepland. 'Impromptu-vergaderingen' kunnen ook worden gehouden om problemen te bespreken wanneer deze zich voordoen. Personeelsvergaderingen kunnen verdere hulp bieden bij het oplossen van coördinatieproblemen. Deze zorgen voor de uitwisseling van ideeën en een open discussie met experts.

Ordway Tead merkt op: "Coördinatie kan het beste worden bereikt wanneer de vertegenwoordigers van functionele groepen partij zijn bij het besluitvormingsproces." Dimock suggereert dat personeelsvergaderingen "een forum kunnen bieden waar wrijvingspunten of gebieden van onvoldoende coördinatie naar voren worden gebracht. ”Deze creëren een gevoel van eenheid en verbondenheid van het werk.

Techniek # 6. Liaison Men:

Hoewel coördinatie de verantwoordelijkheid van de lijnmanager is, zijn soms speciale medewerkers belast met de taak van coördinatie. Verbindingsmannen zijn nodig wanneer het aantal interacties en de hoeveelheid informatie en werk wordt verhoogd. Zulke personen worden afwisselend "expediteurs", "integrators", "coördinators" genoemd, of meer formeel, een "interne grensmoersleutel".

De verbindingsman heeft geen formeel gezag over enige afdeling, maar handelt om een ​​uitwisseling van informatie te vergemakkelijken, zodat coördinatie tussen onderling afhankelijke eenheden kan worden bereikt. Integrators kunnen daarentegen een enigszins andere rol spelen. Ze zorgen voor leiderschap en hebben directe invloed op de activiteiten. Maar om met zeer onzekere omstandigheden om te gaan en zeer heterogene activiteiten te coördineren, kan een verbindende manager de formele bevoegdheid krijgen om actie te ondernemen.

Techniek # 7. Commandostructuur:

Autoriteit zelf is een coördinerende kracht. Een leidinggevende kan bevelen en instructies geven aan ondergeschikten. Hij kan intergroepsconflicten oplossen. Hij brengt de verschillende delen van een organisatie samen en verkrijgt een eenheid van actie door zijn formele macht. Chris Argyris meent dat dit apparaat individuen afhankelijk maakt van en passief tegenover de leider.

Techniek # 8. Comités:

Dale suggereert twee soorten commissies die nuttig kunnen zijn voor de coördinatie. De eerste is het directiecomité. Het is permanent ingebouwd in het ontwerp van de organisatie. Het beheert beleidskwesties op de hoogste niveaus. Er kunnen van tijd tot tijd weinig ad-hoccomités worden ingesteld voor coördinatiedoeleinden. Ze zijn tijdelijk en hebben specifieke doelstellingen. Door ideeën te bundelen, de verschillende vaardigheden te gebruiken en uniformiteit en participatie aan te moedigen, kunnen commissies bijdragen aan de coördinatie.

Techniek # 9. Algemene staf:

Deskundige specialisten en experts helpen ook bij het coördinatieproces door advies en assistentie te verlenen aan andere managers. CB Gupta zegt: "Een gemeenschappelijke stafgroep dient als het clearing house van informatie en gespecialiseerd advies aan alle afdelingen in de onderneming." Algemene staf is een middel om horizontale coördinatie te bereiken.

Techniek # 10. Taakkrachten:

Een task force is een tijdelijk team dat is aangesteld om een ​​kortetermijncoördinatieprobleem met verschillende werkeenheden op te lossen. Het bestaat uit een of meer vertegenwoordigers van elk van de interactie-eenheden. Wanneer coördinatie is bereikt, keert elk lid terug naar zijn normale taak en wordt de taakgroep geëlimineerd.

Techniek # 11. Teams:

Net als de taskforces bestaat een team uit leden van verschillende afdelingen om problemen van gemeenschappelijk belang op te lossen. Een team is een permanente groep en houdt zich bezig met voortdurende problemen van lange termijn. Teamleden hebben een dubbele verantwoordelijkheid - een voor hun primaire functionele eenheid; de tweede voor het team.

Techniek # 12. Plannen en doelen:

Plannen en doelen geven richting voor het omgaan met interdepartementale taakproblemen. Managers en werknemers kunnen verwijzen naar doelverklaringen voor begeleiding. Managers kunnen een doelhiërarchie creëren die eenheid van doel en uniformiteit waarborgt.

Techniek # 13. Regels en procedures:

De meest simplistische methode om coördinatie te bereiken, is via regels en procedures. Routinematige coördinatieproblemen kunnen eenvoudig worden aangepakt met beleid en standaardwerkprocedures. Regels en procedures bieden een basis voor standaardisatie van activiteiten en richtlijnen voor consistente acties. Door deze afgesproken richtlijnen te volgen, kunnen ondergeschikten snel en onafhankelijk actie ondernemen.

Techniek # 14. Coördinatiebesluiten:

Managers kunnen het lopende werkproces observeren en kunnen coördinatiebeslissingen van tijd tot tijd nemen. McFarland heeft terecht opgemerkt: “Managers moeten onvermijdelijk enkele beslissingen nemen met het oog op coördinatie. Ze zoeken met name naar acties of beslissingen die niet in harmonie met elkaar zijn, naar resultaten die wijzen op een gebrek aan coördinatie-inspanning, naar bronnen van misverstand of conflict, en naar onnodige duplicatie van inspanningen. "

Techniek # 15. Communicatiesysteem :

Communicatie is een van de meest effectieve coördinatiemiddelen. Wisseling van ideeën en informatie helpt bij het oplossen van conflicten en bij het creëren van wederzijds begrip. James Stoner schrijft: “Communicatie is de sleutel tot effectieve coördinatie. Coördinatie is rechtstreeks afhankelijk van de verwerving, verzending en verwerking van informatie. "

Communicatie omvat verschillende middelen, zoals procedures, brieven, bulletinsrapporten, archieven en persoonlijke contacten, elektronische of mechanische apparaten om de activiteiten te coördineren. McFarland benadrukt dat "het benodigde begrip voor coördinatie voortdurende, duidelijke en zinvolle communicatie vereist."

Techniek # 16. Leiderschap :

Effectieve coördinatie op elk niveau kan ook tot stand worden gebracht door leiderschap. Goede leiders behouden door hun persoonlijke vaardigheden en gedrag teamgeest en gecoördineerde inspanningen van de medewerkers. Ordway Tead stelt dat topmanagers hun leidende rol moeten laten gelden en dat "zonder dit niets van coördinatieve waarde zal plaatsvinden."

McFarland schrijft: 'De taak van coördinatie is de taak' menselijk handelen '- iets dat de manager uitvoert door zijn persoonlijke activiteit en houding. Het is dus de plicht van een leider om zijn verantwoordelijkheden voor coördinatie te erkennen en uit te voeren. ”Luther Gullick heeft het gebruik van leiderschap in coördinatie beschreven als“ coördineren door ideeën ”. Aldus kan eenheid van actie worden bereikt door leiderschapskwaliteiten.


Technieken voor coördinatie: gebruikt door modern management

De volgende zijn de belangrijkste coördinatietechnieken die op grote schaal worden gebruikt door het moderne management:

1. Duidelijk gedefinieerde doelen:

De doelstellingen van de organisatie moeten duidelijk worden gedefinieerd en elk individu moet de algemene doelstellingen en de bijdrage begrijpen die zijn functie aan deze doelstellingen levert.

2. Communicatiesysteem:

Een goed communicatiesysteem in de organisatie draagt ​​bij aan effectieve coördinatie door wederzijds begrip en samenwerking tussen verschillende groepen en individuen in de organisatie te bevorderen.

3. Co-ordening door vereenvoudigde organisatie:

Organisatie is een zeer belangrijk hulpmiddel om coördinatie te bereiken. In de moderne grootschalige organisaties is er een neiging tot meer dan specialisatie. Het leidt tot bureaucratie en verdeeldheid in verschillende afdelingen.

Er moeten dus enkele voordelen van specialisatie worden opgeofferd en er moet een dergelijke organisatiestructuur worden ontwikkeld waarin de autoriteit en functie van verschillende afdelingen duidelijk worden gedefinieerd, maar op elkaar inwerken. Herschikking van de afdeling kan ook worden beschouwd als een grotere harmonie tussen de verschillende vleugels van de organisatie.

4. Geharmoniseerde programma's en beleid:

Uitstekende planningsmogelijkheden worden geboden door het planningsproces. De plannen die door verschillende personen en afdelingen zijn opgesteld, moeten op consistentie worden gecontroleerd. Het management moet ervoor zorgen dat alle plannen samen één programma vormen.

5. Co-ordening per groepsvergadering:

Groepsvergaderingen zijn ook effectief om een ​​hoge kwaliteit van coördinatie te bereiken. Zo'n vergadering brengt de ambtenaren samen en biedt gelegenheid voor coördinatie.

6. Co-ordening via contactpersonen:

Voor externe coördinatie is het tegenwoordig een zeer belangrijk en populair apparaat. Meestal gebruiken grote organisaties verbindingsofficier om relaties te onderhouden met de overheid en andere buitenwereld.

7. Vrijwillige co-ordening:

Coördinatie door zelfcoördinatie werd verondersteld door A. Brown en Simon. Coördinatie mag niet uit het bovenstaande worden opgelegd. Ideale coördinatie is de vrijwillige coördinatie. Dit kan worden gewaarborgd door dominante doelstellingen bij mensen te installeren, algemeen aanvaarde gewoonten te ontwikkelen, informele contracten aan te moedigen die interpersoonlijke en interdepartementale contacten bieden en commissies te gebruiken voor informele uitwisseling van ideeën.


Coördinatietechnieken: top 6-technieken

Hier volgen de zes technieken die worden toegepast bij het coördineren van de inspanningen van verschillende personen en groepen personen die voor een onderneming werken om een ​​gemeenschappelijk doel te bereiken:

(1) Co-ordening van commando's:

Bestuursorde is de eerste fase van coördinatie die ook als een belangrijke methode voor de coördinatie van de inspanningen wordt beschouwd. Een manager houdt het werk en gedrag van zijn ondergeschikten in de gaten. De werkzaamheden en het gedrag worden gereguleerd, gestuurd, geleid en gecontroleerd door middel van orders, hetzij in de vorm van advies of in de vorm van do's en don'ts of in een andere geschikte vorm die aanvaardbaar is voor het bedienend personeel.

In principe is coördinatie door commando goed. Maar moderne denkers beschouwen dit niet als een goede methode, omdat in de techniek menselijke relaties naar de achtergrond worden geduwd die op de lange termijn misschien niet vruchtbaar blijken te zijn voor het management of voor de onderneming.

(2) Co-ordening door persoonlijk leiderschap:

Coördinatie verwacht leiderschap van topklasse. Volgens EFL Brech “Coördinatie is een menselijke inspanning waarbij het karakter, het temperament en de moraal van de manager erg belangrijk zijn. Zijn persoonlijke voorbeeld kan een blijvend effect hebben op zijn ondergeschikten die hem kunnen nabootsen. Als dit gebeurt, kan de zelfcoördinatiehouding zich ontwikkelen onder ondergeschikten. Beperkingen van span of control beperken echter het nut van deze coördinatietechniek.

(3) Co-Ordination by Communication:

Communication efforts, if effective and properly channelised go a long way in establishing a good system of communication. What is required here is that communication should be complete, properly channelised and fully effective. Circulars, Bulletins, Code of Conduct, Rules and Regulations, Bye-Laws are a few of the communicative documents which are adopted in co-ordinating the efforts in an enterprise.

(4) Co-Ordination by Committees:

Committee form of organisation is on increase these days, with the help of departmental heads and conveners of committee and sub-committees the Chief Executive Co-ordinates the activities of an enterprise. It is easy for him to co-ordinate with the help of committee. It is less consuming and less efforts are involved in co-ordinating the activities according to this technique of co-ordination.

(5) Co-Ordination by Group Meetings:

Where Committee form of organisation is not in existence, co-ordination through group meeting is advantageous. Here also it is easy to co-ordinate. Co-operation usually comes of its own from sub-ordinates who feel elevated when attending a meeting called by the executive.

(6) Co-Ordination by Special Appointee:

For co-ordinating the activities in the enterprise and independent co-ordinators may be appointed. They may be made in-charge of their respective cells and may be asked to look after the coordinating activities. But this is regarded not as a very sound and satisfactory technique of co-ordination.

The co-ordinator appointed to look-after the coordinator activities may have to be made master of all which is neither possible nor various executives would like such an arrangement. The appointed coordination will be then be deprived of the active co-operation of all personnels in the enterprise which undoubtedly is essential for any co-ordinating efforts.

Moreover, the co-ordinator so appointed may not be master of all. All best he can be jack of all. This naturally will not be a good arrangement because the coordinator in such a situation may not be able to do justice to the job to which he is entrusted.

Choice of technique of co-ordination depends on the size, time, purpose and technicalities of the job in an enterprise. There may be a combination of techniques which may be adopted by an enterprise.


Techniques of Coordination – For an Organisation

Division of work is an important factor in organising. But it is equally important to make adequate provision for co-ordination. Common superiors are the main coordinators. Informal consultation helps co-ordination. In a large company, however, we need formal means of co-ordination.

Management can achieve co-ordination by the following means:

(1) Grouping:

Grouping together similar activities must not only ensure co-ordination but also minimise co-ordination problems. Grouping into sections, departments, etc., is an essential step in the process of organising. Co-ordination is the mother principle of organisation theory.

(2) Committees:

Committees aid co-ordination by pooling resources to solve problems. Committees are useful for coordinating planning and the execution of programmes. They ensure prior consultation and lead to greater acceptance and better execution of decisions. They enable training of younger managers.

They establish personal relationships and promote voluntary co-ordination. They co-ordinate overlapping or conflicting functions. The effort to understand is the beginning of reconciliation. Committees assure this.

(3) Staff Meetings:

A manager can convene staff meetings of his subordinates periodically to promote co-ordination through better and freer interchange of ideas, feelings and opinions. The staff meetings give a sense of unity to the work of the organisation. Subordinates ask questions and can get the needed information. Subordinates can be informed about new problems and developments.

(4) Conferences:

A conference provides a forum of discussion and another method of making a group decision. The freer is the discussion the better the results. Free discussion, better understanding of company problems, face-to-face communication promote co-ordination.

(5) Programmes:

Programmes are instruments of co-ordination. A time table, a production programme, budgets, checklist, schedules, etc., are good tools of co-ordination. Harmonised plans and programmes can assure uniform and synchronised co-ordinated activities.

(6) Methods of Communication:

Well-designed methods of communication considerably help in co-ordinating .activities. Modern means of communication can speed up distribution of accurate information to all interested parties.

(7) Voluntary Co-Ordination:

A wise manager promotes voluntary co-ordination among subordinates by encouraging informal contacts, providing liaison officers (special coordinators) to act as connecting links, developing generally accepted customs and terms, infusing in the minds of subordinates dominant or overpowering objective.

The effectiveness of personal contacts in producing voluntary co-ordination will be increased considerably by following the four guidelines of Mary Parker Follet given above.

(8) Reorganisation of Departments:

Top management may rearrange departments to secure more integrated and orderly group efforts.

(9) Cross-Functioning Among Departments:

Mary Follett suggested cross-functioning among departments at the same level in the organisation (lateral communication). Two managers can get together and resolve the issues without taking them up in the chain of command. This concept is similar to Fayol's Bridge (Gang plank).

Project management can increase co-ordination for certain kinds of tasks with the help of cross-functional teams and integrating specialists, such as project manager.

(10) Organisational Hierarchy is the most common way of ensuring co-ordination.

(11) Other Co-ordinating Mechanisms are planning techniques, the creation of staff positions, policies, procedures and rules as standing plans for securing co-ordination. Similarly, budgets, also help to provide overall co-ordination and consistency of actions.


Techniques of Co-Ordination – Well-Defined Goals, Simplified Organisation, Proper Communication, Effective Leadership, Proper Supervision and Co-Operation

Every management will try to improve its working through proper co-ordination of work. The aim of every managerial function will be to reach organisational goals and this is facilitated only through co-ordination. The purpose should be to achieve effective co-ordination.

Some of the techniques and for achieving effective co-ordination are discussed as follows:

1. Well-Defined Goals:

The goals of the organisation should be clear and well- defined. Everybody should know the objectives and his contribution towards its achievement. Unity of purpose will be achieved through proper co-ordination.

2. Simplified Organisation:

The organisational structure should clearly define the authority and responsibility of each and every person. This will help in reducing conflicts among persons. Over specialisation of activities also creates problems of co-ordination. There should be well-defined organisational charts, job descriptions, work manuals, etc., for avoiding any type of misunderstanding. Co-ordination will be achieved when there are clear lines of authority and responsibility.

3. Proper Communication:

Effective communication helps in creating proper understanding among persons whose work needs to be co-ordinated. Through communication every individual understands his scope, limitations, his position in the organisation and his relationship with others. Regular communication among various persons helps in resolving conflicts and differences. People can understand the view point of others in the organisation.

4. Effective Leadership:

Effective leadership is essential for better co-ordination. A good leader is able to achieve co- ordination both at planning and execution stages. He brings individual motivation and persuades the group to have identity of interests in total efforts. If a leader is undecided about his tasks then he will not be able to either guide or co- ordinate their activities.

5. Proper Supervision:

Co-ordination can also be facilitated by effective supervision. A supervisor is the person who constantly watches the work of his subordinates. He can adjust the work load, provide guidance to his subordinates if the situation demands; supervisor is an important person in coordinating the work at execution level. He will keep the overall objectives of the organisation. A mind and will direct the work of his subordinates in that direction.

6. Co-Operation:

Co-ordination can be achieved through voluntary co-operation of employees. There should be a feeling of mutual help for each other. Cooperation can be brought by keeping mutual help for each other. Co-operation can be brought by keeping harmonious relations among employees. Management should encourage formal and informal communication among employees. There should also be committees to take important decisions. The decisions of committees will be group decisions and everybody will co-operate in implementing them.


Techniques of Coordination – 14 Means and Methods of Coordination

Management can achieve coordination by the following means:

1. Policy and Its Interpretation:

Policy must be clearly formulated and its interpretation clarified and made known to all senior executives. Planning stage is the best time for achieving co-ordination, as conflicts, if any, in the programmes and policies can be removed in the beginning itself.

2. Clear Cut Definition of Authority:

Authority relationships and responsibilities must be defined and limits of authority clearly specified.

3. Formation of Committees:

Committees are useful for coordinating, planning and the execution of programmes. They ensure prior consultation and lead to greater acceptance and better execution of decisions. This device for coordination is usually made available as and when the situation necessitates the need for a committee.

4. Staff Meetings:

A manager must hold periodical staff meetings of his subordinates. Subordinates get their doubts clarified. The free and frank exchange of ideas, feelings and opinions expressed at such meetings are well arcaded to obstacles in the realization of goals set.

5. Conferences:

A conference is an effective device for co-ordination as it facilitates discussion and group decision. If frank discussion is allowed, there will be better understanding of various issues involved and this face to face clarification promotes co-ordination. According to Fayol, weekly conference of all department managers and the chief executives are absolutely necessary for co-ordination.

6. Programmes:

Programmes, budgets, schedules, checklist, etc., are good tools of co-ordination. Standing plans and instructions indicate the expected pattern of behaviour required for co-ordinated action.

7. Direct Contact:

Direct contact is a prompt and effective means of co-ordination.

8. Methods of Communication:

Well-designed methods of communication help a good deal in co-ordination activities. Effective communication removes misunderstanding and ensures speedier action. It promotes team work.

9. Cross Functioning among Department:

According to Mary Follett, cross functioning among departments at the same level in the organization will secure coordination. For instance, two managers can sit together, discuss issues and resolve them without taking them up to the higher ups in the chain of command.

10. Effective Leadership:

Leaders across the level should infuse a feeling of collectivism in the employees and force their subordinates to operate as a team. Leaders have to step in and reconcile the conflicting goals and restore equilibrium. A good leader can easily achieve co-ordination.

11. Liason Offices:

Establishment of liason offices may help in achieving coordination among different department. They officers are supposed to be in touch with the heads of the departments and reconcile differences and restore co-ordination. Many large organizations have liason officers to maintain cordial relation between company and outsiders as well as various divisions of the company.

12. Task Forces:

Where liason officers are unable to achieve coordination, task force comprising representatives from various departments can be constituted to achieve co-ordination.

13. Rules, Policies and Procedures:

Rules, policies and procedures are used as guidelines for taking decisions in a consistent manner. It ensures unity of action at every level of management.

14. Clear Cut Chain of Command:

The line of authority should be clearly demarcated. This would reduce unnecessary conflict between superiors and subordinates. Subordinates can understand the authority of superiors and the latter can know the limit of their authority over subordinates. This will minimize differences between the two and aid in achieving co-ordination.


Techniques of Coordination – Used by Supervisors

Supervisors can use a number of techniques to enlist co-ordination.

Some of the techniques of co-ordination are discussed below:

1. Clearly Defined Objectives:

Each and every organisation has its own objectives. These objectives would be clearly defined. Then, the employees of the organisation should understand the objectives of organisation well. Unity of purpose is a must for achieving proper co-ordination.

2. Effective Chain of Command:

In each organisation, the line of authority decides who is responsible and to whom. If the line of authority and responsibility are clearly defined, the superior has proper control over his sub-ordinates. Then, the superior or manager can co-ordinate the efforts of his subordinates by means of his authority. If the line of authority is clearly defined, the superior could decrease the conflicts and get co-ordination.

3. Co-Ordination through Group Meetings:

The common group of problems of an organisation is discussed by the officials in group meetings. Such group meetings help in achieving co-ordination. The group meetings are easily convened. The reason is that there is an obligation on the part of group members to extend their co-ordination.

4. Harmonious Policies and Procedures:

Rules and regulations, procedures and programmes are used as guidelines for taking a decision in a consistent manner. It ensures uniformity in action at every level of management.

5. Effective Communication:

Effective communication promotes mutual understanding and co-operation among the various officials in an organisation. The communication should be direct as far as possible. The direct communication alone avoids any misunderstandings and misinterpretation. Quick communication can facilitate the performance of activities in time. Then there is a possibility of performance of other activities which are to be coordinated.

6. Sound Organisational Structure:

Sound organisational structure integrates the activities of different units and sub-units in an organisation. Besides, horizontal coordination is achieved with the help of sound organisational structure.

7. Co-Ordination through a Liaison Officer:

A person who acts as a link between two persons is called a liaison officer. The external co-ordination is obtained through him. Many large organisations depend on this officer to maintain cordial relations with government and outsiders.

8. Co-Operation:

Co-operation is the result of better relations among the employees of the organisation. The sound policies and procedures provide a basis for better relations. Informal contacts are also encouraged to ensure co-ordination through co-operation.

9. Self-Coordination:

There are different functions in an organisation which are interlinked. So, the arrangement of different departments' functions are in such way that each department benefits by the functioning of others. Self-co-ordination may be achieved through this process.

10. Co-Ordination by Leadership:

A manager uses his leadership skills to induce the subordinates to co-ordinate willingly. A leader can motivate the subordinates and identify the interests of individuals. These are used to get co-ordination. Many conflicts and unpleasant situations may be avoided with the help of good leadership.

11. Incentives:

The term 'incentives' includes only monetary incentives. They are increments in the scale of pay, bonus, profit sharing and the like. These schemes of incentives promote better team spirit which subsequently ensures better co-ordination.


Techniques of Coordination – Top 10 Techniques Used by Managers

Managers use a variety of techniques to achieve coordination, which is listed below:

1. Effective Communication Network:

Coordination requires an effective network of communication in the organization. Managerial positions are made well-connected through effective channels of communication. Every individual understands his scope of activity and limits of functioning through proper communication. Regular exchange of information facilitates understanding between individuals and groups among whom coordination is to be achieved.

2. Effective Leadership:

Effective leadership ensures coordination of efforts both at the planning and implementation stage. A good leader puts activities on the right track and inspires subordinates for the accomplishment of organizational objectives. A manager uses his leadership skills to induce the subordinates to coordinate willingly. Conflicts and unpleasant situations may be avoided with the help of good leadership.

3. Clearly Defined Objectives:

It is desirable that every department and organizational member understands the organizational objectives. Unity of purpose is a must for achieving proper coordination. The knowledge of clearly defined objectives will result in commonness of purpose. As a result, activities performed in various departments may be unified in the light of these objectives.

4. Effective Chain of Command:

The chain of command states the relationship between a superior and a subordinate. In each organization, the line of authority decides who is responsible and to whom. The superior has proper control over his subordinates if the line of authority is clearly defined. The superior can coordinate the efforts of his subordinates by means of his authority. He can resolve conflicts of subordinates by exercising his authority.

5. Committee System of Management:

Group decision-making is considered as an important device for achieving coordination in the functioning of various departments. A committee is a group of people working together to solve a certain problem. Interdepartmental committees are usually created in an organization to solve common problems on a face-to-face basis. This helps in developing mutual understanding and cooperation ultimately.

6. Simplified Organization:

Organization is a very important device for achieving coordination. Simplified organization facilitates effective coordination. The management can arrange the departments in such a way so as to get better coordination among the departmental heads. The lines of authority and responsibility of each individual member of the organization must also be spelt out clearly. This helps in avoiding interpersonal conflicts. Related activities must be grouped together and departments have to be created carefully in facilitating coordination.

7. Group Meetings and Conferences:

Group meetings are effective for achieving high quality coordination. Group meetings bring the officials together and provide opportunities for coordination. In large organizations, conferences are organized to discuss the problems of different departments which are geographically dispersed. The conference provides a meaningful platform for managers of different departments to sit together and iron out their differences.

8. Harmonized Programmes and Policies:

Standing plans (such as policies, programmes, rules, and methods) are made to guide decision-making and action on the part of the manager. The plans prepared by different individuals and departments should be checked for consistency. Those plans are used for solving routine and repetitive problems faced by different departments. The management must ensure that all plans bring uniformity and consistency in decision-making.

9. Public Relations:

For external communication, liaison with the outside world is very important. Large organizations employ liaison officers to maintain relations with Government and other external interested parties.

10. Hiring Special Coordinator:

Sometimes, a specialist is hired to act as coordinator, especially when executives find little time to solve the problems of coordination. Such a person is called special (or independent) coordinator. His main task is to collect information regarding problems, analyse the same, and suggest remedial steps.


 

Laat Een Reactie Achter