Taakanalyse methoden

Alles wat u moet weten over de methoden voor taakanalyse. Taakanalyse is het proces van het bepalen en vastleggen van alle relevante informatie over een specifieke taak, inclusief de betrokken taken, de kennis en vaardigheden die nodig zijn om de taak uit te voeren, de verantwoordelijkheden die aan de taak zijn gekoppeld en de vaardigheden die nodig zijn om de taak succesvol uit te voeren .

Taakanalyse onderscheidt de ene baan van de andere, in een organisatie, en is gebaseerd op observatie en studie. Het wordt ook wel functiebeoordeling of functieclassificatie genoemd. Taakanalyse vormt de basis voor veel van de HR-activiteiten.

Hoewel er verschillende methoden zijn voor het verzamelen van informatie over taakanalyses, is het kiezen van de methode of een combinatie van meerdere methoden afhankelijk van de behoeften en vereisten van de organisatie en de doelstellingen van het taakanalyseproces.

Doorgaans zijn alle methoden gericht op het verzamelen van de basisinformatie over de functie, maar wanneer deze in combinatie wordt gebruikt, kan deze de verborgen of over het hoofd geziene informatie naar voren brengen en geweldige hulpmiddelen blijken te zijn voor het creëren van een perfecte functie voor de kandidaat.

De verschillende methoden voor taakanalyse zijn als volgt: -

1. Observatiemethode 2. Interviewmethode 3. Dagelijkse methode 4. Technische conferentiemethode 5. Functionele taakanalyse (FJA) 6. Vragenlijstmethode

7. Jobinventarissen of checklists 8. Job Performance Method 9. Individuele psychografische methode 10. Job Psychographic Method 11. Jobanalyse door test 12. Motion Study Method

13. Werkdagboek van werknemers 14. Conferentie van deskundigen 15. Combinatie van methoden 16. Methode voor competentieprofilering 17. Methode referentiematerialen 18. Kritieke incidentenmethode en 19. Groepsinterviewmethode.


Methoden voor taakanalyse: interviewmethode, vragenlijstmethode, conferentiemethode, groepsinterviewmethode en enkele anderen

Methoden voor taakanalyse - Top 8-methoden: observatiemethode, interviewmethode, dagelijkse methode, conferentiemethode, vragenlijstmethode en enkele anderen

Taakanalyse is het proces van het bepalen en vastleggen van alle relevante informatie over een specifieke taak, inclusief de betrokken taken, de kennis en vaardigheden die nodig zijn om de taak uit te voeren, de verantwoordelijkheden die aan de taak zijn gekoppeld en de vaardigheden die nodig zijn om de taak succesvol uit te voeren . Taakanalyse onderscheidt de ene baan van de andere, in een organisatie, en is gebaseerd op observatie en studie. Het wordt ook wel functiebeoordeling of functieclassificatie genoemd. Taakanalyse vormt de basis voor veel van de HR-activiteiten.

De analyse omvat het opstellen van een gedetailleerde beschrijving van taken, het bepalen van de relatie tussen de baan en technologie en andere functies en het onderzoeken van de kennis, kwalificaties of arbeidsnormen, verantwoordelijkheden en andere gevestigde vereisten. Kortom, functieanalyse is een registratie van alle activiteiten die bij een baan betrokken zijn en de vaardigheids- en kennisvereisten van de uitvoerder van de baan.

Taakanalyse levert de nodige input voor een aantal HR-activiteiten, zoals werving, selectie, functieontwerp, schatting van de waarde van een baan, training en beoordeling. Deze activiteiten zijn afhankelijk van functieanalyse en de eindproducten voor hun eigen functioneren. Functiebeschrijving en functie-specificatie, de eindproducten van een functieanalyse, vormen bijvoorbeeld de basis voor werving.

Ze helpen bij het evalueren van een kandidaat aan de hand van de vereisten van de functie en het selecteren van de meest geschikte. Evenzo biedt taakanalyse input voor training. Terwijl medewerkers worden getraind voor een bepaalde functie, kunnen de parameters waarop de medewerkers moeten worden getraind, worden verkregen uit functieanalyse. Taakanalyse helpt het management ook bij het evalueren van de relatieve waarde van elke taak, wat een van de belangrijkste input zou zijn bij het ontwerpen van het compensatiesysteem.

Taakanalyse speelt een belangrijke rol bij het ontwerpen en beheren van het prestatiebeoordelingssysteem in een organisatie. Het helpt bij het identificeren van de belangrijkste verantwoordelijkheidsgebieden (KRA's) voor een positie en vervolgens de doelen of doelstellingen voor de beoordelingsperiode vast te stellen. Dit vormt de basis voor de evaluatie van de prestaties van een werknemer.

Een vergelijking van de functiespecificaties aan het einde van een functieanalyse met de bestaande competenties van een werknemer, helpt bij het identificeren van zijn opleidingsbehoeften. Zo draagt ​​functieanalyse direct of indirect bij aan bijna alle gebieden van human resource management.

De verschillende methoden voor taakanalyse zijn als volgt:

1. Observatiemethode:

Drie methoden voor taakanalyse zijn gebaseerd op observatie. Dit zijn: directe observatie; Werkmethodeanalyse, inclusief tijd- en bewegingsstudies en micro-bewegingsanalyse; en kritische incidentmethode.

2. Interviewmethode:

Het omvat discussies tussen functieanalyse en baanbewoners of experts. Taakanalysegegevens van individuele en groepsinterviews met werknemers worden vaak aangevuld met informatie van leidinggevenden van werknemers wier taken moeten worden geanalyseerd.

3. Dagelijkse methode:

Het vereist van de functiehouders dat zij hun activiteiten dagelijks in detail registreren.

4. Technische conferentiemethode:

In deze methode worden de diensten van de supervisors die over uitgebreide kennis over een baan beschikken, gebruikt met behulp van een conferentie van de supervisors. De analist initieert discussie die details geeft over de taak.

5. Functionele taakanalyse (FJA):

Het is een methode die gebruik maakt van precieze terminologie en een gestructureerd "analyse" van de taakanalyse om informatie over de taakinhoud vast te leggen. Het is vooral handig voor de wervings- en selectiefuncties.

6. Vragenlijstmethode:

Deze kunnen door de werknemers op individuele basis of door taakanalisten voor een groep werknemers worden ingevuld.

7. Jobinventarissen of checklists:

Dit zijn gestructureerde vragenlijsten die een respondent vereisen om gedrag en / of werknemerskarakter te controleren of te beoordelen dat nodig is voor een bepaalde baan of beroep. Taakvoorraden kunnen Taak / Taakgericht of Kwalificaties / Werknemergericht zijn.

8. Taakprestatiemethode:

Bij deze methode voert de functieanalist de betreffende taak daadwerkelijk uit en ontvangt zo uit de eerste hand ervaringen met contextuele factoren op de baan, waaronder fysieke gevaren, sociale eisen en mentale eisen van emotionele druk.


Taakanalysemethoden - enquêtemethode, interviewmethode, observatiemethode, opnamemethode, baanpsychografische methode, taakanalyse per test en enkele anderen

1. Vragenlijst of enquêtemethode:

Bij deze methode wordt een vragenlijst opgesteld om de functie-informatie te verkrijgen en deze wordt verspreid onder alle functiehouders. De vragenlijst vraagt ​​de functiehouder om de verschillende soorten informatie te verstrekken die in de functieanalyse wordt gezocht. Het kan bovendien de directe supervisor vragen om de antwoorden van de functiehouders te onderzoeken en te becommentariëren.

Geen enkele vragenlijst is geschikt voor alle soorten taken. De meeste volgen echter een schets die eerst de taak identificeert, informatie zoekt over de belangrijkste taken en vervolgens vragen stelt om de mentale vaardigheden en fysieke vereisten van een bevredigende functiehouder te ontdekken.

2. Interviewmethode:

In deze methode interviewt de functieanalist de functiehouders en stelt ze vragen aan hen met inachtneming van de volgende regels:

(i) Interview moet in de vrije tijd worden gehouden.

(ii) Jobanalist moet zich eerst aan de functiehouder voorstellen en hem het doel van het interview vertellen.

(iii) Jobanalist moet belangstelling tonen voor de functiehouder en zijn werk.

(iv) Hij moet zich concentreren op het werk en niet op HR-aangelegenheden.

(v) De functiehouder moet gemotiveerd zijn om meer te spreken.

(vi) De sfeer van het interview moet zoveel mogelijk sympathiek blijven en het gesprek moet plaatsvinden in de taal van de functiehouder.

(vii) Een gemiddelde functiehouder moet worden geselecteerd voor een sollicitatiegesprek. De informatie is niet nuttig als er contact wordt opgenomen met de beste functiehouder.

3. Observatiemethode:

Hier observeert de jobanalist het werk en de werknemer terwijl de werknemer bij het werk betrokken is. Een ervaren en deskundige analist combineert interviewen en observatie tijdens het werk om een ​​nauwkeurigere analyse te bieden dan gewoonlijk wordt gewaarborgd door het gebruik van een van de methoden.

4. Opnamemethode:

Verschillende soorten taakinformatie worden verzameld uit de oude gegevens van de HR-afdeling.

De jobanalist doorloopt de records en noteert de relevante aspecten van jobdetails.

5. Individuele psychografische methode:

In deze methode worden de mentale eigenaardigheden van een persoon die succesvol is in een bepaald soort werk onderzocht en wordt een lijst van deze eigenaardigheden samengesteld. Deze lijst wordt omgezet in een grafiek. Dit biedt een zekere mate van oordeel bij toekomstige aanwervingen voor dezelfde functie.

6. Job psychografische methode:

Volgens Viteles zijn de volgende drie dingen essentieel voor de baanpsychografische methode:

(i) Nauwkeurige classificatie van vereiste mentale kwaliteiten voor de baan.

(ii) Geldige evaluatiemethode.

(iii) Direct onderzoek of analyse door getrainde examinatoren. In deze methode bestuderen sommige gespecialiseerde analisten het werk en ontwikkelen ze een geldige en standaard evaluatiemethode. Ze stellen een zeer nauwkeurige lijst op waarin de verschillende mentale kwaliteiten die nodig zijn voor de taak correct en betrouwbaar worden geclassificeerd. Een grafiek van deze kwaliteiten wordt opgesteld zodat de selectie van kandidaten voor de functie gemakkelijker kan worden.

7. Taakanalyse per test:

In de testmethode worden enkele betrouwbare en geldige tests uitgevoerd op basis van essentiële kwaliteiten en vaardigheden; de kandidaten worden getest op selectie en geschiktheid op basis van deze tests.

8. Bewegingsstudiemethode:

Bij deze methode worden zowel de snelheid van een individuele werknemer bij het uitvoeren van een bepaalde taak als de tijd die daarin wordt verbruikt opgemerkt. Soortgelijke onderzoeken worden uitgevoerd op andere personen die hetzelfde werk doen, en de verkregen resultaten worden vergeleken. Een dergelijke studie van snelheid en tijd helpt bij de functieanalyse en classificatie van de werknemers.


Methoden voor taakanalyse - 7 belangrijke methoden die worden gebruikt om informatie over banen te verzamelen: persoonlijke observatie, sollicitatiegesprek, dagboek van werknemers, werkprestaties en een paar anderen

Een aantal methoden worden gebruikt om informatie over banen te verzamelen.

Methode # 1. Persoonlijke observatie:

De functieanalist observeert feitelijk het werk dat wordt uitgevoerd door werknemers en registreert zijn of haar waarnemingen op de volgende manieren; wat het werk volbrengt, welke apparatuur wordt gebruikt, hoe de werkomgeving is en welke andere relevante factor dan ook.

Methode # 2. Interview:

Het begrip van de baan kan ook worden verkregen door zowel de leidinggevende als de werknemer te interviewen als een individu of een groep. Persoonlijke interviews zijn een effectieve manier om functie-informatie te verzamelen, omdat de functiehouders het meest bekend zijn met de baan. Deze methode kan informatie verschaffen over zowel standaard- als niet-standaardactiviteiten van het werk en kan de informatie aanvullen die is verkregen door persoonlijke observatie.

Methode # 3. Werknemersdagboek:

In deze methode beschrijft de werknemer zijn dagelijkse werkactiviteiten in een dagboek of logboek. Na analyse van het dagboek of logboek gedurende een bepaalde periode kan een jobanalist de essentiële kenmerken van een job vastleggen. Deze methode geeft geen wenselijke gegevens over de relatie van de supervisor, de gebruikte apparatuur en de werkomstandigheden. Het bijhouden van logboeken is tijdrovend en kostbaar.

Methode # 4. Taakprestaties:

Met deze aanpak voert de functieanalist de taak daadwerkelijk uit en krijgt hij blootstelling uit de eerste hand. De functieanalist krijgt een reëel gevoel van baan, evenals de fysieke, ecologische en sociale eisen van de baan. Deze methode is niet geschikt voor banen die gevaarlijk van aard zijn en tamelijk ongeschikt voor banen die uitgebreide training vereisen.

Methode # 5. Vragenlijst:

De functieanalist beheert een gestructureerde vragenlijst voor werknemers die vervolgens de taken identificeren die zij uitvoeren bij het uitvoeren van de taak. Na invulling wordt de vragenlijst overgedragen aan supervisors. De leidinggevende wordt verondersteld eventuele fouten in de reactie van de werknemer met hem te bespreken en vervolgens correcties aan de functieanalist te geven.

De gestructureerde vragenlijst moet alle werkgerelateerde aspecten omvatten, zoals taken en gedragingen. Deze methode is minder tijdrovend en economisch in gebruik, maar het opstellen van de vragenlijsten is geen gemakkelijke taak.

Methode # 6. Conferentie van deskundigen:

Deze methode maakt gebruik van senior functiehouders en supervisors met uitgebreide kennis van de baan. De interactie met de leden tijdens het interview voegt inzicht en details toe die de analist mogelijk niet krijgt van individuele functiehouders.

Methode # 7. Combinatie:

Over het algemeen gebruikt een analist niet één methode voor taakanalyse, maar wordt vaak een combinatie gebruikt. Bij het analyseren van administratieve en administratieve taken kan de analist bijvoorbeeld vragenlijsten gebruiken die worden ondersteund door interviews en beperkte observatie. Anderzijds kunnen voor productie, sollicitatiegesprekken aangevuld met een grotere mate van werkobservatie de benodigde gegevens opleveren. Combinatie van methoden kan hoge nauwkeurigheid tegen minimale kosten garanderen.


Taakanalysemethoden - methoden die worden gebruikt voor het verzamelen van gegevens

Jobanalist verzamelt gegevens met betrekking tot de taken, verantwoordelijkheden en activiteiten van de job van de verschillende mensen, bijvoorbeeld werknemers in de job, supervisor en collega's. Verschillende methoden / technieken worden gebruikt voor het verzamelen van gegevens.

Dit zijn:

1. Interviewmethode

2. 'Studie en observeren' methode

3. Zelfprestatiemethode

4. Werkdagboek van de werknemer

5. Vragenlijstmethode

6. Conferentiemethode.

1. Interviewmethode:

Taakinformatie wordt verzameld via een interview. Onder de interviewmethode worden vragen gesteld en antwoorden vastgelegd voor analyse.

Interviews zijn:

ik. Individuele interviews met individuele werknemers

ii. Groepsinterviews met individuele supervisor of groep van supervisors worden tijdens het interview gevraagd.

Voor het verzamelen van informatie van de geïnterviewde vragen als:

een. Wat is gedaan?

b. Waarom is het gedaan?

c. Hoe is het gedaan?

d. Wanneer is het gedaan?

e. Waar is het mee gedaan?

Vragen zijn zo gestructureerd dat de geïnterviewde alle informatie over de door hem uitgevoerde werkzaamheden, evenals kenmerken van de functie, aan de functieanalist verstrekt.

Interviewmethode is zeer eenvoudig te gebruiken voor het verzamelen van informatie. Over het algemeen reageren werknemers graag op vragen van mensen die erg geïnteresseerd zijn in hun werkactiviteiten, werkomstandigheden, gevaren enz. Door een goed ontworpen en effectief interview kan baananalist een nieuw gebied van activiteiten / gedrag leren kennen dat help hem om tot een conclusie te komen.

Jobanalisten kunnen op korte tijd volledige informatie van de werknemers krijgen, aangezien zij dit platform gebruiken om hun moeilijkheden, ontberingen etc. aan anderen te ontlokken. Interviewmethode is erg duur.

In grote organisaties is het moeilijk om informatie te verzamelen. Medewerkers mogen geen feitelijke informatie / gegevens aan jobanalisten geven omdat zij denken dat deze gegevens zullen worden gebruikt voor het bepalen van hun loonpercentages en extralegale voordelen. Het verzamelen van informatie via een interviewmethode vereist extra vaardigheid en het vermogen van taakanalist. Interviewresultaten zijn moeilijk te analyseren.

2. Studie- en observatiemethode:

De andere methode om informatie te verzamelen voor functieanalyse is door studie en observatie van het werk dat mensen doen.

Deze methode omvat:

ik. Bewaken van het hele proces van werkactiviteiten en de tijd die nodig is om elk proces en ook het hele proces te voltooien

ii. Naleving van de situatie, omstandigheden waaronder een werknemer werkt

iii. Onderzoek naar verantwoordelijkheden van de werknemer

iv. Overzicht van functieprestaties van werknemers door middel van films

v. Kijken naar de materialen, hulpmiddelen die worden gebruikt om taken uit te voeren.

Deze methode is effectief wanneer banen fysieke activiteiten omvatten die meetbaar zijn. Jobanalist krijgt grondig inzicht in de taken die werknemers uitvoeren. Informatie over taakprestaties wordt dus correct en nauwkeurig. Deze methode levert betrouwbare resultaten op omdat de gegevens worden verzameld door directe observatie. Het verzamelen van gegevens is heel eenvoudig omdat het geen extra vaardigheden of vaardigheden van de analist nodig heeft.

Deze methode is niet vrij van beperkingen. Het wordt onbetrouwbaar en ondoeltreffend wanneer banen bestaan ​​uit onmetelijke mentale activiteit (dat betekent dat banen mentaal werk, besluitvorming, beoordelingsactiviteiten, planning, regie, controle enz. Nodig hebben).

In sommige gevallen is functie-informatie mogelijk niet correct, omdat een constant toezicht van analisten op een taak een situatie kan creëren waarin werknemers niet vrij en correct kunnen functioneren. Het vergt veel tijd om met name de verzameling van informatie te voltooien, in het geval dat werknemers af en toe wat werk moeten verrichten.

3. Zelfprestatiemethode :

Volgens deze methode engageert jobanalist zich om een ​​taak uit te voeren en registreert informatie. De aanpak van deze methode is als 'werk uitvoeren en informatie verkrijgen'. Jobanalist door uitvoering van functie krijgt inzicht in -

ik. Het hele proces van activiteit, dwz de werkcyclus

ii. Tijd die nodig is om enige activiteit te voltooien

iii. De gevaren en moeilijkheden waarmee het werk wordt geconfronteerd

iv. De werkomgeving, machines, gebruikt gereedschap, toezicht nodig

v. Vaardigheid, bekwaamheid, kennis vereist om de taak te voltooien.

Deze methode is effectief voor taakanalyse wanneer taken zeer eenvoudig zijn en gemakkelijk uit te voeren zijn. Maar deze methode levert geen resultaten op als de taken technisch van aard zijn en moeilijk uit te voeren zijn zonder training. Het toepassingsgebied van deze methode is beperkt.

4. Werkdagboek van de werknemer:

Een andere techniek om informatie over het werk te verzamelen, is om het door de werknemers bijgehouden dagboek te gebruiken om hun dagelijkse activiteiten vast te leggen in hun werkprestaties.

Deze methode heeft de volgende kenmerken:

(i) Elke werknemer krijgt een dagboek om zijn dagelijkse activiteiten bij te houden

(ii) Aan het einde van elke dienst begint de werknemer in het dagboek te schrijven - (a) alle activiteiten die hij die dag had ondernomen (b) de tijd die nodig was voor het voltooien van een activiteitsproces (c) moeilijkheden, problemen als hij had te maken gehad met zijn taak.

(iii) Het takenlogboek moet gedurende een lange periode worden bijgehouden, zodat alle activiteiten worden bestreken.

(iv) Informatie die door de werknemer in het dagboek is vastgelegd, wordt geverifieerd / gecontroleerd door de betrokken supervisor om te verzekeren dat feitelijke gegevens worden verzameld.

Deze methode is eenvoudig te gebruiken omdat er geen extra vaardigheid of vermogen nodig is om informatie vast te leggen. Aangezien de werknemer zelf een dagboek schrijft, is het mogelijk dat alle informatie over de functieprestaties wordt vastgelegd.

De dagboekmethode is tijdrovend omdat het veel tijd kost om informatie te verzamelen voor taakanalyse. De werknemer kan de werkactiviteiten aan het einde van de ploegendienst niet meer herinneren wanneer hij in het dagboek opneemt. De gegevens zijn dus gebaseerd op de veronderstelling van de werknemer.

5. Vragenlijstmethode :

Dit is een van de methoden die door de organisatie worden gebruikt om taakinformatie te verzamelen. Volgens deze methode worden werkgerelateerde vragen voorbereid en worden werknemers gevraagd de vragen te beantwoorden. Deze methode is erg populair om informatie te verzamelen over werkgerelateerde taken en verantwoordelijkheden van werknemers.

Er zijn twee soorten vragenlijsten: gestructureerde vragenlijst en open (ongestructureerde) vragenlijst. In het geval van een gestructureerde vragenlijst wordt een lange lijst met mogelijke taakitems ontworpen en naar medewerkers verzonden met het verzoek om aan te geven of zij de taken uitvoeren zoals vermeld in de vragenlijst en zo ja, hoeveel tijd kost het om elke taak uit te voeren?

(Ongestructureerde) vragenlijst met een open einde is heel eenvoudig en vraagt ​​de werknemers om iets te beschrijven met betrekking tot hun taakgerelateerde taken, verantwoordelijkheden enz. De vraag kan zijn zoals 'vermeld de belangrijkste taken die u uitvoert'.

De speciaal ontworpen vragenlijsten worden naar medewerkers gestuurd die ze na correct invullen / invullen bij supervisors indienen. Supervisors geven na verificatie, indien nodig overleg met betrokken medewerkers, deze vragenlijsten aan de jobanalist.

De vragenlijstmethode is eenvoudig te gebruiken voor het verzamelen van taakinformatie. De dekking van de bevolking volgens deze methode is breed. Vragenlijsten worden naar een groot aantal werknemers gestuurd. Het is dus een snelle en uitstekende manier om informatie in een kortere periode te verzamelen. Qua kosten is deze methode goedkoop voor het verzamelen van informatie.

De methode is niet vrij van beperkingen. Het ontwerpen van een vragenlijst (dwz gebiedsdekking, type en aantal te vragen vragen enz.) Vereist speciale vaardigheid. Medewerkers kunnen het terloops gebruiken om vragenlijsten in te vullen en terug te sturen.

Over het algemeen vermijden werknemers om schriftelijke informatie in te dienen die het gevolg kan zijn van hun onvermogen om uiting te geven aan of vanwege hun onwil om te reageren op de in de vragenlijst genoemde vragen. Het opstellen van een vragenlijst is ook duur en tijdrovend.

6. Conferentiemethode :

Dit is een van de methoden om informatie te verzamelen voor taakanalyse. Volgens deze methode verzamelt jobanalist informatie met betrekking tot de functie van werknemers door ervaren en goed geïnformeerde supervisors.

Conferentiemethode omvat de volgende activiteiten:

ik. Selectie van gebieden, onderwerp waarover vragen zullen worden gesteld aan supervisors

ii. Beslissen over het aantal vragen dat moet worden gesteld, ontwerp van vragen of open vragen of gestructureerde vragen

iii. Structuur van tijd voor afronding van interview met supervisor.

Deze methode levert resultaten op als supervisors effectief, competent en ervaren zijn en veel kennis hebben van de functie van ondergeschikten. Het verzamelen van taakinformatie via deze methode is tijdrovend en duur.


Taakanalysemethoden - 2 belangrijkste methoden: kwalitatieve en kwantitatieve methoden

De bepaling van functietaken, de bijbehorende vaardigheden en capaciteiten die nodig zijn voor succesvolle uitvoering en de verantwoordelijkheden die inherent zijn aan de taak kunnen worden verkregen door de volgende methoden-

1. Kwalitatieve methoden :

(i) Persoonlijke observatiemethode:

De meest betrouwbare en praktische techniek voor het verkrijgen van informatie met betrekking tot de functie is door directe observatie van het uitgevoerde werk in combinatie met de discussie met de leidinggevende van de functie.

De gebruikte materialen en apparatuur, de werkomstandigheden en waarschijnlijke gevaren en inzicht in wat het werk inhoudt, zijn feiten die een analist zou moeten kennen. Directe observatie is vooral nuttig in banen die voornamelijk bestaan ​​uit waarneembare fysieke vaardigheden zoals de banen van tekenaar, monteur, spinner of wever.

(ii) Vragenlijstmethode:

Bij deze methode wordt de vragenlijst opgesteld door de jobanalist en verdeeld onder de werknemers. De vragen worden naar beste weten en overtuiging door de werknemers beantwoord. Deze methode wordt meestal gebruikt door technische consultants. Goed opgestelde vragenlijsten worden ter voltooiing naar de functiehouders gestuurd en teruggestuurd naar supervisors.

Het idee om vragenlijsten op te stellen is om de nodige informatie van de functiehouders te verkrijgen, zodat eventuele fouten eerst met de werknemer kunnen worden besproken en na de nodige correcties aan de functieanalist kunnen worden voorgelegd.

(iii) Persoonlijke interviews:

Persoonlijke interviews kunnen door de werknemers worden gehouden en antwoorden op de relevante vragen kunnen worden vastgelegd. Maar deze methode is relatief tijdrovend en kostbaar. Deze methode is een uitstekende methode die door de taakanalist wordt gebruikt voor het verzamelen van gegevens. De functieanalist neemt contact op met de werknemers en de betrokken supervisors en stelt vragen over de verschillende taken die zij uitvoeren voor het verzamelen van de relevante informatie.

(iv) Record:

Bij deze methode wordt de werknemer gevraagd het dagelijkse dagboek bij te houden van de taken die hij uitvoert, met vermelding van het tijdstip waarop elke taak wordt gestart en beëindigd. Maar deze methode is onvolledig, omdat deze niet de gewenste gegevens geeft over de relatie van de supervisor, de gebruikte apparatuur en de werkomstandigheden. Dit record wordt ook bijgehouden door de personeelsafdeling met betrekking tot de functiehouders. De analist verzamelt deze informatie uit het dossier dat wordt bijgehouden door de personeelsafdeling.

(v) Werkprestaties:

In deze methode wordt het werk feitelijk uitgevoerd door de functieanalist om ervaring uit de eerste hand op te doen in relatie tot de werkelijke smaak, fysieke en sociale vraag en de werkomgeving van het werk. Deze methode kan alleen worden gebruikt voor taken waarbij de vereiste vaardigheden laag zijn en kan daarom snel en gemakkelijk worden geleerd.

2. Kwantitatieve methoden :

(i) Vragenlijst voor positieanalyse (PAQ):

Het is een gestructureerde vragenlijst. De PAQ wordt ingevuld door de jobanalist. Het bevat 194 items, die elk een belangrijk onderdeel van de taak vertegenwoordigen. De jobanalist beslist of elk item een ​​rol speelt in de job en zo ja in welke mate.

Voordelen van PAQ :

(a) Het classificeert de banen.

(b) Het geeft een kwantitatieve score of het profiel van de taak.

(c) De resultaten van PAQ kunnen worden gebruikt om de ene taak met de andere te vergelijken.

(d) PAQ wordt ook gebruikt voor de vaststelling van loonniveaus.

Nadelen van PAQ:

(a) Het is tijdrovend.

(b) Het gaat om een ​​gecompliceerde analyse van de functieanalist.

(ii) Vragenlijst managementpositiebeschrijving (MPDQ):

Het is een gestandaardiseerd instrument dat specifiek is ontworpen voor gebruik bij de analyse van managementfuncties. De vragenlijst bestaat uit 15 secties, waaronder 274 items. Bij deze methode moeten de respondenten reageren op het belang van elk item voor de positie.

De managementbeschrijvingsfactoren omvatten:

(a) Interne bedrijfscontrole

(b) Public and Customer Relations

(c) Personeelsservice

(d) Toezicht

(e) Brede personeelsverantwoordelijkheid

(f) Complexiteit en stress

(g) Goedkeuring van financiële verplichtingen

(h) Autonomie van acties

(i) Geavanceerd advies

(j) Product-, marketing- en financiële strategieplanning

(k) Coördinatie van andere organisatie-eenheden en personeel

(l) Verantwoordelijkheid van producten en diensten

(iii) Functionele taakanalyse:

Deze benadering van functieanalyse is gericht op werknemers. De functionele taakanalysebenadering probeert de hele persoon op het werk te beschrijven. Het onderzoekt drie fundamentele componenten van 'data, mensen en dingen'.

De vier hoofdafmetingen die volgens deze methode worden beoordeeld, zijn:

(a) De taal en verbale voorzieningen die nodig zijn om de taak uit te voeren.

(b) Het wiskundige vermogen dat nodig is om de taak uit te voeren.

(c) De mate waarin specifieke instructies nodig zijn om de taak uit te voeren.

(d) De mate waarin oordeel en redenering vereist zijn om de taak uit te voeren.

Deze methode wordt vaak gebruikt voor overheidstaken. Het biedt een kwantitatieve score van elk als een functie van de complexiteit ervan in relatie met mensen, gegevens en dingen.


Taakanalysemethoden - gemeenschappelijke technieken / methoden die door het management worden gebruikt voor de analyse van taken

Hoewel er verschillende methoden zijn voor het verzamelen van informatie over taakanalyses, is het kiezen van de methode of een combinatie van meerdere methoden afhankelijk van de behoeften en vereisten van de organisatie en de doelstellingen van het taakanalyseproces. Doorgaans zijn alle methoden gericht op het verzamelen van de basisinformatie over de functie, maar wanneer deze in combinatie wordt gebruikt, kan deze de verborgen of over het hoofd geziene informatie naar voren brengen en geweldige hulpmiddelen blijken te zijn voor het creëren van een perfecte functie voor de kandidaat.

Het selecteren van een geschikte functieanalysemethode hangt af van de structuur van de organisatie, hiërarchische niveaus, aard van de baan en de verantwoordelijkheden en taken die daarbij betrokken zijn. Dus, voordat een methode wordt uitgevoerd, moeten alle voor- en nadelen worden geanalyseerd omdat de gegevens die via dit proces worden verzameld, veel dienen en organisaties helpen om te gaan met de huidige markttendensen, organisatorische veranderingen, een hoog verloop en vele andere dagelijkse problemen.

Enkele veel voorkomende technieken / methoden die door het management worden gebruikt, worden hieronder gegeven:

1. Observatiemethode:

Een functieanalist observeert een werknemer en registreert al zijn uitgevoerde en niet-uitgevoerde taken, al dan niet vervulde verantwoordelijkheden en plichten, methoden, manieren en vaardigheden die hij of zij gebruikt om verschillende taken uit te voeren en zijn of haar mentale of emotionele vermogen om te handelen uitdagingen en risico's.

Merits & Minpunten van observatiemethode :

ik. Het is een van de gemakkelijkste methoden om een ​​specifieke taak te analyseren.

ii. De beperking is dat elke persoon zijn eigen manier heeft om dingen te observeren.

iii. Verschillende mensen denken anders en interpreteren de bevindingen op verschillende manieren.

iv. Daarom kan het proces persoonlijke voorkeuren en antipathieën omvatten en mogelijk geen echte resultaten opleveren.

v. Deze fout kan worden vermeden door een goede training van de jobanalist of door iemand die het jobanalyseproces uitvoert.

2. Interviewmethode:

In deze methode wordt een werknemer geïnterviewd zodat hij of zij hun eigen werkstijlen, problemen waarmee ze worden geconfronteerd, gebruik van bepaalde vaardigheden en technieken bedenkt tijdens het uitvoeren van hun werk en onzekerheden en angsten over hun loopbaan.

Deze methode helpt de interviewer om te weten wat een werknemer precies denkt over zijn of haar eigen functie en de daarbij betrokken verantwoordelijkheden. Het gaat om een ​​analyse van de functie door de werknemer zelf. Om eerlijke en echte feedback te genereren of echte gegevens te verzamelen, moeten vragen die tijdens het interview worden gesteld zorgvuldig worden beslist. En om fouten te voorkomen, is het altijd goed om meer dan één persoon te interviewen om een ​​pool van antwoorden te krijgen. Vervolgens kan het worden gegeneraliseerd en voor de hele groep worden gebruikt.

Voordelen van de interviewmethode :

ik. Interviewen is een flexibele methode voor alle niveaus en soorten taken. Een interview kan focussen op wat een hypothetische baan zou kunnen inhouden.

ii. Interviews genereren beschrijvende gegevens en stellen werkhouders in staat hun activiteiten te interpreteren.

iii. Een goede interviewer kan gevoelige gebieden nader onderzoeken. Gestructureerde vragenlijsten kunnen dit niet gemakkelijk doen. Werknemers kunnen overzichten van hun werk geven en hun percepties en gevoelens over hun baan en het milieu aanbieden.

Minpunten van interviewmethode :

ik. Starre vragenlijsten zijn meestal minder effectief als het gaat om de meer affectieve aspecten van werk.

ii. Informatie uit verschillende interviews kan moeilijk samen te brengen zijn, er is potentieel voor bias van de interviewer. Bepaalde delen van het werk kunnen mogelijk niet worden opgepikt.

iii. Hier zijn problemen bij de interpretatie en analyse met de mogelijkheid van vervormde indrukken waarmee de subjectiviteit van de vastgelegde gegevens moet worden overwogen.

iv. Interviews zijn tijdrovend en training is nodig.

3. Vragenlijstmethode :

Een andere veelgebruikte methode voor taakanalyse is het invullen van de vragenlijsten van werknemers, hun leidinggevenden en managers. Deze methode lijdt echter ook aan persoonlijke vooroordelen. Er moet veel aandacht worden besteed aan het formuleren van vragen voor verschillende rangen van medewerkers.

Om de echte werkgerelateerde informatie te krijgen, moet het management het personeel effectief meedelen dat de verzamelde gegevens voor hun eigen bestwil zullen worden gebruikt. Het is heel belangrijk om ervoor te zorgen dat ze hoe dan ook niet tegen hen worden gebruikt. Als het niet goed wordt gedaan, is het een enorme verspilling van tijd, geld en menselijke hulpbronnen.

Voordelen van vragenlijsten :

ik. Vragenlijsten zijn kostenefficiënt.

ii. Vragenlijsten zijn ook een praktische manier om gegevens te verzamelen. Ze kunnen op verschillende groepen worden gericht en op verschillende manieren worden beheerd.

iii. Vragenlijsten leveren snelle resultaten.

iv. Met vragenlijsten en enquêtes kan de HR-manager informatie verzamelen van een groot publiek.

v. De meeste aanbieders van enquêtes en vragenlijsten zijn kwantitatief van aard en maken een eenvoudige analyse van de resultaten mogelijk.

vi. Vragenlijsten zorgen voor anonimiteit van de gebruiker.

vii. Bij het gebruik van mail-in, online of e-mailvragenlijsten is er geen tijdslimiet en kunnen respondenten de tijd nemen om de vraag in te vullen.

viii. Questionnaires cover all aspects of a topic.

Disadvantages of Questionnaires :

ik. While there are many positives to questionnaires, dishonesty can be an issue. Respondents may not be 100 percent truthful with their answers.

ii. There is no way to know if the respondent has really thought the question through before answering.

iii. Without someone to explain the questionnaire fully and ensure each individual has the same understanding, results can be subjective.

iv. Respondents may also have trouble grasping the meaning of some questions that may seem clear to the creator. This miscommunication can lead to skewed results.

v. A survey or questionnaire cannot fully capture emotional responses or the feelings of the respondents.

vi. Some questions are difficult to analyse.

vii. As with any sort of research, bias can be an issue. Participants in your survey may have an interest the product, idea or service. Others may be influenced to participate based on the subject of the questionnaire.

viii. When using questionnaires, there is a chance that some questions will be ignored. If questions are not required, there is always that risk they will not be answered.

4. Work Methods Analysis:

The form of analysis on work methods is applicable to describe manual and repeated manufacturing jobs, for example the jobs of assembly-line. Such analysis on work methods consists of analysis of time, motion study and micro motion.

5. Task Inventory Method:

Indeed, a task inventory lists all discrete activities which create a certain job or certain company.

6. Job Element Method:

This style is somehow similar to the method of critical incident technique. The method concentrates on behaviors during working and such consequences that the behaviors bring about more than look at abstract characteristics. This method was developed by Ernest Prim off.

7. Diary Method:

The method of diary is considered to be a very useful tool to analyse jobs. In this method jobs are assessed thanks to workers' daily records or their lists of activities that they practice day by day.

8. Checklists and Rating Scales:

In this method jobs are analysed by using a list keeping track of such job elements. Many questions can be raised, such as working purposes, key roles and responsibilities, organization; relationships; decision-making; Gezag; Skills, knowledge, experience; working conditions.

9. Competency Profiling Method:

This form of job analysis is an activity that determines certain capacities which are characteristics of high levels of performance in a certain job. It includes skills, knowledge, capacities, values, interests, personalities.

10. Examining Manuals/Reference Materials Method:

In analysing jobs, the analysts use manuals/or materials of reference including quality manual, human resource manual, procedures, instruction, forms, job description. These documents are available so that organizations can apply them in accordance with standards of ISO 9000.

11. Technical Conference Method:

This tool is of great usefulness in analyzing jobs based on Subject Matter Experts (SMEs). SMEs will implement sessions of brainstorming to discover elements of jobs. In this method, SMEs can apply a full mix of all methods of job analysis.


Job Analysis Methods – Top 10 Job Analysis Methods: Observation, Interview, Critical Incident, Group Interview, Structured Questionnaire, Check-List and a Few Others

Job analysis is a process that consumes more time. It is a tedious exercise collecting information to determine job elements, aptitudes and attitudes of an individual for a successful job performance.

Some of the important job analysis methods are given below:

1. Observation Method:

It is a job analysis technique in which employees are directly watched or films of workers on the job are reviewed and the data regarding the job collected. In this method the supervisors observe and gather information with regard to tasks, working conditions, etc., related to a job, while the employees are performing their job. This method is particularly suitable for analyzing manual and unskilled jobs. It may not be suitable for mental, analytical and technical jobs.

2. Interview Method:

The job is analyzed by interviewing every individual employee separately. It is a time consuming task. In this method the employees are selected and intensively and extensively interviewed to know more about every aspect of their job such as the problem and inconvenience they face while performing the job, desirable qualification, tech-know-how, training required, etc.

3. Critical Incident Method:

This method is used to gather information about a job based on the past experiences and critical incidents which are frequently or seldom experienced while performing the job. These incidents are analyzed in detail by the brainstorming technique. But, it requires more time and is dependent the analytical skill of the analysts.

4. Group Interview Method:

It is done like the individual interview method but more people are interviewed simultaneously. It creates an atmosphere for the interviewees to open up their minds and give information, share ideas, opinions, positive and negative aspects of the job. Sometimes, group dynamics may hinder its effectiveness.

5. Structured Questionnaire Method:

In this method a questionnaire is prepared which consist of questions/statements pertaining to job and the employees. The respondents are asked to put a tick mark against their choice or rate every item given therein. It is good method used widely for data collection.

6. Check-List Method:

In this method, the job is analyzed and necessary information regarding the job is collected by asking the employees some subjective questions in the form of 'Yes' or 'No' objective type questions. The job holder is asked to put a tick mark against his/her choice.

7. Video Tape Method:

While on the job-floor, during the course of performing the job, the employees are video graphed. These video tapes are used to assess the job. The advantage of this method is that it can be reviewed again and again whenever needed.

8. Review of Record Method:

The work and repair records which are maintained in the human resources department of the organization are used for job analysis. This method is not appreciated and it is defective and ineffective.

9. Conference Method:

The supervisors utilize this method to collect information. The experts share their expertise and interact with employee participants to gather information about the jobs they perform.

10. Diary or Work Log Record Method:

The job incumbents are given a diary and asked to write a brief account of their job activities they performed at the end of every day. It is a cost and time consuming method but it facilities collection of too much of information at the end in which most of them may not be pertaining to the job activities. It is better to use more than one method of job analysis to make it more effective.


Job Analysis Methods – Methods of Collecting Job Analysis Information: Questionnaire, Checklist, Participation, Critical Incidents, Self-Recording of Diary and a Few Others

The various methods of collecting job analysis information are as under:

Method # 1. Questionnaire:

Usually this method is used to gather information about jobs through a mail survey. The job incumbents who can easily express themselves in writing they are asked to provide data about their jobs in their own words. Hence, this method is, best suited to clerical workers.

But it is often a very time consuming the reason is questionnaires are sent by mail. The receipt of duly filled questionnaires from the respondents is quite often delayed and after obstructed against the process of analysing the data obtained in this manner using.

Method # 2. Checklist:

Under this method the worker is required to check the task that he performs from a long list of possible task statements. However, in order to prepare the checklist, extensive preliminary work is demanded in collecting appropriate task statements. While checklists are easy for the incumbent to respond to, they do not provide an integrated picture of the job in question. They are easily administered to large groups and are easy to tabulate.

Method # 3. Participation:

Under this method, the job analyst actually performs the job himself. By doing so he is able to gather first-hand information about what characteristics made up the job under investigation. This method has some limitations as it fairly good for simple jobs however, in case of complex jobs advance training of the analyst becomes mandatory. The method is also time-consuming and too costly.

Method # 4. Critical Incidents:

Under this method, the supervisor is asked to give instances of on-the-job behaviours of people which he considers to be important. Such instances can be both of good and bad on-the-job behaviour. The number of such instances can be as many as the supervisor can recall. These instances can provide information about critical aspects of the job. However, the shortcoming of the method is that it does not provide an integrated picture of the entire task.

Method # 5. Self-Recording of Diary:

Under this method, the job incumbent is asked to record his daily activities each day using certain type of logbook or diary. The method is good as it systematically collects a great deal of information about the nature of and the time spent on various activities during the day by each incumbent.

Although, it is too time-consuming and exhausting consequently the incumbent may start complaining that he has to spend more time in making entries in his diary than in doing his job. However, this method is particularly useful for high-level managerial jobs.

Method # 6. Technical Conference:

Under this method, information about the characteristics of the job is collected from the experts. They are usually the supervisors and not the actual job incumbents. One serious limitation of this method is that the experts may at times show poor knowledge about the job which they are not actually performing themselves and may give answers based upon their past experience.

Method # 7. Interview:

Under this method, a group of representative job incumbents are selected for extensive interview usually outside of the actual job situation. The interview of the candidates or interviewees may be carried out either individually or in a group to save time. The replies acquired from these are then combined into a single job description. This method though too expensive and time-consuming helps in getting a complete scenario of the job.

Method # 8. Observation:

This method can be followed right on the job. The analyst observes the incumbent as he performs his work and questions him to get the required data. Besides being slow and expensive this method also interferes with normal work operations.

However, it generally produces a good and complete job description. This method is particularly desirable where manual operations are prominent and where the work cycle is short. Working conditions and hazards can also be better explained when observed personally by the analyst.


 

Laat Een Reactie Achter